In meinem Job dreht sich sehr viel um das Thema Zusammenarbeit und Wissensmanagement bei der Einführung oder Weiterentwicklung von digitalen Arbeitsplätzen und ich bin sehr häufig damit konfrontiert, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Arbeitsweisen ändern sollen. In Unternehmen ohne gut etablierte digital workplace Lösung haben wir einige Probleme, die sich meist an vier zentralen Punkten äußern:

 

Zu viele emails

viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klagen über einen E-Mail-Tsunami. E-Mail wird als Tool für Aufgabenverwaltung, Dokumentenmanagement und Unterhaltungen missbraucht

Kein flow

wir werden permanent durch eingehende Mails auf PC oder Smartphone abgelenkt und kommen zu selten in den flow oder in deep work Phasen, in denen wir konzentriert und vertieft arbeiten können

Redundanz / Unvollständigkeit

Wir erhalten Information zu häufig entweder doppelt und dreifach oder aber unvollständig oder verspätet. Ausserdem fehlen uns Überblick und Rückmeldung in Bezug auf unsere Aufgaben.

Super-Gau Dateianhänge

Die eine Datei, die ich zur Bearbeitung an 5 Teamkolleginnen und Kollegen sende (und sicherhaltshalber Teamleiterin und Projektleiterin in cc setze), kreiert etwa 20 Versionen derselben Datei – aber an verschiedenen Speicherorten. Die Dateien tragen dann so hübsche Namen wie

 

• Project_Deathstar_Budget_2018_V41_neu_final.xlsx oder
• Budgetentwurf_Project_Deathstar_2018_final_kommentiert_aktuell.xlsx

Und welche ist nun die Richtige? Das Hütchenspiel beginnt und es wird viel Zeit damit verschwendet, die richtige Datei mit allen Änderungen zu finden oder wiederum Kolleginnen und Kollegen anzumailen: Kannst Du mir grade mal die aktuellste (Achtung, Superlativ) Version schicken? Schlimm wird es, wenn man nnu noch aus vielen Dateien alles zusammenführen muss.

Zu viele Meetings

viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben zu wenig Zeit, um ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen, weil es zu viele Meetings gibt, die insgesamt zu unproduktiv sind:

• zu großer Personenkreis
• zu unspezifisch
• zu redundant: häufig haben die meisten Teilnehmerinnen und Teilnehmer die gleichen Inhalte (und Folien!) schon in anderen Kreisen gehört und gesehen, sodass viele gedanklich abschweifen und das aufholen, was sie am Schreibtisch nicht geschafft haben: Emails sortieren, Fragen zum Stand der Dinge beantworten, usw.

Das Gesetz der zwei Füße, nämlich dass man geht, wenn man nichts mehr lernen und nicht mehr beitragen kann, gilt in den meisten Unternehmen nicht.

Zu viel Aufwand für Informationssuche

Durchschnittlich sind Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit dem Auffinden von Informationen beschäftigt. Wenn es zu viele nicht verknüpfte Systeme gibt, in denen wir suchen müssen, geht Zeit und Energie in Aufwände, für die wir alle zu gut ausgebildet und zu teuer sind: Steht die Handynummer des externen Projektsteuerers im CRM-System oder in seiner E-Mail-Signatur? Oder hat das nicht mal jemand ausgedruckt? Dass all diese Arbeiten nur eine Beschäftigung sind, aber keine wertschöpfende Arbeit, ist völlig klar.

Sinnproblem

Doch es gibt ein weiteres Problem: Je weiter wir uns davon entfernen, echte Kundenerlebnisse zu schaffen, weil wir uns immer weiter von unserer Arbeit entfremden und uns so mit den Unternehmenszielen nicht mehr identifizieren können, desto mehr leidet auch unsere Motivation und unser Gespür für Sinn. Einige resignieren, das hören wir dann häufig an: Das haben wir aber schon immer so gemacht, oder das hat mal jemand versucht, zu ändern, ging nich…

Wenn wir aber keinen Sinn in dem sehen, was wir tun, weil wir zu häufig ausgleichen und ausbaden müssen, dass unsere Arbeitsplatzerfahrung mehr als unzureichend ist, machen wir irgendwann Dienst nach Vorschrift – oder wir fangen an, etwas zu ändern.

Indem wir soziale Netzwerke nutzen, uns einem WOL Circle anschließen, Meetups besuchen oder auf Barcamps gehen. Indem wir uns mit anderen Teams und Abteilungen austauschen und unser Wissen ganz bereitwillig teilen.

Sharing is Caring

Ich möchte Euch ein paar Denkanstöße geben, die wir, wenn ihr mögt, gern auch später noch in einer Session vertiefen können. Den Spruch #SharingIsCaring haben wir alle schonmal gehört oder gelesen, aber warum ist das so und was springt für uns dabei raus?

Gegenseitiges Erklären

Wenn wir uns gegenseitig etwas erklären, erhöht das auch das eigene Verständnis, weil wir gezwungen sind, ganz klar und deutlich zu machen, was die/ der andere evtl. bislang nur diffus erfassen konnte. Wir müssen vereinfachen, Bilder und Vergleiche finden, die sich an die Arbeitswirklichkeit unseres Gegenübers anlehnen und dessen Perspektive entsprechen. Wir müssen einen neuen Zugang zu uns bekanntem Wissen finden und dadurch lernen wir das Ganze noch einmal!

Komplexität

Vielschichtige Probleme lassen sich gemeinsam besser lösen. Warum? Je diverser unser Team ist, desto mehr Vorerfahrungen und damit potenzielle Lösungswege kommen zusammen. Wenn wir nun gemeinsam experimentieren, ausprobieren und darüber reden, können wir die Komplexität erfassen und laufen nicht Gefahr, nur Teil-Aufgabenstellungen anzupacken. Vielfalt ist sehr kostbar und deswegen sollten wir jeden dazu ermutigen, nicht zu uniform zu sein.

Wissen teilen

Wenn wir unser Wissen teilen, also anderen etwas geben, werden wir gutes Feedback ernten. Damit steigt unsere Reputation. Soziale Netzwerke sind ein enormer Treibstoff dafür, denn sie erhöhen Reichweite und Geschwindigkeit von Inhalten und Vernetzungen. Die zentralen Punkte dabei sind:

Sozial

Lernen ist ein sozialer Prozess, es braucht nicht nur den Lernstoff, sondern auch Gleichgesinnte, die uns immer wieder fördern und herausfordern

Feedback

prompte Rückmeldung motiviert und sorgt für echte Interaktion, die nicht nur online wirkt, sondern weit ins echte Leben hinein ausstrahlt!

Horizont erweitern

Netzwerk, Austausch, Begegnung sorgen für den Blick über den Tellerrand, denn wer immer nur in seiner eigenen Filterblase schwimmt, dem geht das größere Bild leider verloren.

mindset matters

Wir hören und lesen es immer wieder: es kommt aufs mindset, also auf die Haltung an. Doch welche Haltung ist zukunftsfähig, weil sie Zusammenarbeit wertschätzt?

• ich kann und muss nicht alles selbst wissen
• gemeinsam lernen und wachsen ist entscheidend
• Netzwerke machen erfolgreich
• WeQ schlägt IQ

Früher galt es, Wissen zu wissen, möglichst gut auswendig zu wiederholen, was andere schon herausgefunden haben. Immer mehr wächst das Bewusstsein, dass wir auch Lernen lernen sollten, ein Leben lang, fortwährend und nicht nur einmal im Jahr im Bildungsurlaub. Heute und in Zukunft noch mehr kommt es aber auch darauf an, Kenner zu kennen, also gut vernetzt zu sein. Ein diverses Netzwerk ist dann nicht mehr ein netter SoftSkill, sondern entscheidender als Hierarchie oder formale Ausbildung.

Spickzettel “Wissen ist NICHT Macht”

Positionierung

Wer Wissen teilt, bietet Mehrwerte, erhöht seine Reichweite und Sichtbarkeit und positioniert sich als Experte. Je präsenter wir sind, desto besser und prägnanter ist unsere Marke und desto weniger sind wir austauschbar oder ersetzbar. Ein unkopierbares Original eben!

Keine Konkurrenz

Wir können nur gewinnen: Unsere Kollegen/ Kunden werden durch unseren Rat nicht zu Konkurrenten. Unser Wissen ist in der Regel Erfahrungswissen und nicht Bücherwissen. Es ist relativ leicht, etwas nachzuerzählen, was man gelesen hat, aber relativ schwer, im lebenden Kontext praktisch anzuwenden, was man nur aus der Theorie kennt. Deswegen ist es zwar für unsere Kolleginnen und Kollegen, für unsere Kundinnen und Kunden wertvoll, wenn wir unser Wissen und unsere Erfahrung unter Beweis stellen und sie werden dadurch gewinnen, dass sie nun zuversichtlich sind, dass sie eine Lösung / einen Weg bereits gehört haben. Sie werden uns aber nichts wegnehmen, weder Aufträge noch Projekte, im Gegenteil. Wissen kann man nicht klauen, nur teilen. Am besten geschieht dies möglichst großzügig, ohne Hintergedanken, aber sichtbar.

 

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